mnmlista: sztuka krótkich maili

Aleksander (tłum. za: Leo Babauta)

Ze słowami jest jak z promieniami słońca. Im bardziej je kondensujesz, tym głębiej palą. – Robert Southey

Emaile są dla niektórych z nas jak zaraza. Szybko się roznoszą, zarażają cię aż pokryjesz się wrzodami i nie możesz zrobić nic użytecznego, a ostatecznie zapełniają ulice trupami.

OK, może emaile nie są dosłownie jak zaraza.

Mogą one jednak zająć ci cały dzień, jeśli na to pozwolisz. Poznaj sztukę zwięzłości i treściwości.

Opanuj sztukę pisania zwięzłych emaili i przekazuj najważniejsze informacje bez poświęcania im dużo czasu – twojego lub twojego odbiorcy. Swoją zwięzłością zachęcasz również swojego odbiorcę do zwięzłości. Eliminując paplaninę, stajesz się również lepszym pisarzem.

Oto kilka porad do pisania krótkich maili:

  • Bez tematu. Jest to kontrowersyjne, gdyż wiele osób wierzy, że temat jest kluczem według którego ludzie przeglądają skrzynkę odbiorczą. Ja osobiście patrzę na nadawcę, by określić czy przeczytam tego maila i zazwyczaj mogę przeczytać pierwszą linijkę w Gmailu, jeszcze bez otwierania maila. Zatem temat staje się nieważny. Po prostu przejdź wprost do wiadomości i zostaw meta dane. To treść jest decydująca. Jeśli odbiorca cię zna, otworzy maila. Uwaga: jest to przez niektórych uważane za nieuprzejme, więc miej na uwadze oczekiwania swojego odbiorcy. W stosunku do przyjaciół, rodziny i bliskich współpracowników, omijanie linii tematu jest w porządku. W przypadku bardziej formalnych maili, dobrze jest wpisać temat i nie stosować się do wszystkich poniższych zasad.
  • Ogranicz się do kilku zdań. Od dawna jestem zwolennikiem zasady 5 zdań i jeśli możesz zmieścić się w 2-3 zdaniach, to jeszcze lepiej. Wprowadzenie ograniczenia wymusza zwięzłość – tak jak haiku.
  • Bez powitania. Oczywiście uprzejmość i etykieta narzucają powitanie. Jeśli jednak głównie piszemy do przyjaciół, współpracowników lub rodziny, to czy naprawdę obchodzi ich nasze powitanie? Ich czas jest wartościowy. Przejdź od razu do wiadomości.
  • Bez podpisu. Nie cierpię długich stopek, szczególnie u kogoś z kim regularnie piszę. Znam już wszystkie twoje dane – po co je wysyłać? Po prostu się podpisz, tak zwięźle jak to możliwe. Moim podpisem jest po prostu imię, lecz jeśli znam tę osobę, to i to ominę.
  • Wąska tematyka. Jeśli masz potrzebę do pisania długich maili, to zazwyczaj próbujesz pisać o zbyt wielu rzeczach. To może być problematyczne – na przykład odbiorca może pominąć niektóre części maila. Skup się na jednym temacie i przejdź do rzeczy.
  • Redaguj. Wiem, że chcesz to napisać, wysłać i zapomnieć. Takie podejście jest nieuprzejme wobec odbiorcy. Mówisz w ten sposób, że nie zasługuje on na dobrego maila. Nie chodzi o to, by spędzać całe godziny nad doprowadzaniem każdej wiadomości do perfekcji, lecz jeśli możesz poświęcić 10 sekund na przejrzenie maila, usunięcie zbytecznych zdań i słów, to wyświadczasz swojemu odbiorcy (i sobie) przysługę.
  • Rozważ sens wysyłania. Czasami email jest zbyteczny. Zanim wyślesz, czy nawet zanim napiszesz maila, zastanów się, czy naprawdę potrzeba „dziękuję”, „dostałem”, czy jakiejkolwiek podobnej wiadomości. Czasami jest to ok, lecz jeśli ktoś przyśle ci wiadomość „dostałem”, czy musisz na nią odpowiedzieć „dziękuję”? Po prostu przejdź dalej.

Jeśli znasz ludzi, którym przydałyby się te informacje, to napisz do nich maila. Zwięźle.

Jeśli potrzeba wielu słów, by wyrazić co masz na myśli, to przemyśl to bardziej. – Dennis Roth